V článku budu psát v ženském rodě, protože píšu na základě své několikaleté zkušenosti jako virtuální asistentka. A tak píšu hlavně o mé práci a práci mých kolegyň. Prosím virtuální asistenty mužského rodu, ať se mi přihlásí a já je ráda zpropaguji a v článku přihodím i mužskou variantu názvu virtuální asistentka.
Hlavní výhoda
Asi už jste na to narazili, hlavní výhoda spolupráce s virtuální asistentkou: nemusíte shánět zaměstnance, nemusíte řešit smlouvy, nemusíte platit zdravotní a sociální pojištění a ještě řešit účetnictví a registrace na úřadech a zákoník práce. Vše je na bázi dodavatelského vztahu. Virtuální asistentka je podnikatelka nebo rovnou celá firma a dodává vám službu jako externista nebo dodavatel nebo freelancer, každý to nazývá trochu jinak. Za službu pak pošle fakturu a je to. Ale může to mít i svá úskalí.
Jaké jsou nevýhody spolupráce s virtuální asistentkou?
To, že nemáte zaměstnance je často zejména pro začínající podnikatele hlavní velká výhoda. Zároveň může být i nevýhodou. V jakém případě?
Dojíždění do firmy
Pokud potřebujete zaměstnance každý den nebo často u sebe v kanceláři. Třeba z důvodu toho, že se jedná o místo, kde se ručně něco lepí, skládá, apod. V tom případě existují také virtuální asistentky, které jsou ochotny někam část pracovní doby dojíždět, ale bude tu menší výběr. Virtuální pak budou tyto asistentky jen na část práce.
TIP: Pokud pracovní nabídku zformujete tak, že to vyjde na DPP (do 300 hodin práce ročně), tak budete mít větší výběr i v kruzích virtuálních asistentek, protože hodně z nich může a chce pracovat i na DPP. A zároveň ne všechny mají živnostenský list, ale jsou třeba někde na zaměstnány na část úvazku.
Riziko nedodělání práce
Firma stojící pouze na externistech a freelancerech může mít vyšší riziko ztráty schopnosti plnit své úkoly a svou práci. Externista může ze dne na den skončit, ani nemusí napsat sbohem. A často se to taky děje.
Dá se tomu předcházet? U virtuálních asistentek ale i dalších externistů se tomu dá předcházet tak, že si vyberete dobře, na základě referencí. A také toho, že virtuální asistentka už nějakou zkušenost má a třeba i publikuje články, je vidět v online prostoru.
Nicméně je skvělé dát šanci i začínajícím virtuálním asistentkám. Novým nebo nezkušeným virtuálním asistentkám, můžete zpočátku dát jen menší úkol na otestování. Uvidíte už na základě komunikace, jak asistentka rychle reaguje, je pohotová, proaktivní, nabízí v e-mailu řešení, pracuje s online nástroji. To vše dává větší šanci, že práci dokončí a že to udělá dobře. Stejně tak i jiní specialisté.
PS: Ale známe to, programátor většinou funguje jinak, a nebudu pohotově vypisovat dlouhé e-maily s odrážkami a návrhy řešení. Čest výjimkám.
Z nevýhody udělejme příležitost
Samozřejmě riziko nedokončené práce vám hrozí i se zaměstnanci, ale tam máte trochu větší páku, jak je přinutit do práce přijít. A většinou nejsou virtuální, tak se lépe shání.
Nicméně najít si profesionálního virtuálního externistu může být mnohem lepší a cenově výhodnější, než mít nemotivovaného zaměstnance, co si jen odsedí své hodiny v kanceláři, aby tam byl vidět za stolem.
A proto směle do toho. Vyzkoušejte si pár hodin práce virtuální asistentky. Je to nezávazné a osvěžující.
Přemýšlejte, co vás dnes nebaví, ubíjí, zdržuje od kreativity? Mohli byste to delegovat?
Zkuste napsat poptávku třeba tady dole mně. A uvidíme, co z toho bude.
Další výhody virtuální asistentky?
Je to nezávazné
Jak už jsem zmínila. Je to nezávazné. Napadne vás něco předat dále a nemáte zrovna po ruce zaměstnance na danou oblast. Zalovíte ve vodách virtuálních asistentek. Zadáte práci a druhý den můžete zhodnotit výsledky. I kdyby to nebylo dle vašich představ, můžete vše skončit takto a zkusit hledat jinde. Ale pozor, domluvte si platbu a co se stane v případě nespokojenosti. S tím by virtuální asistentka měla také počítat a mít připraven scénář pro tuto variantu.
Rozmanitost úkolů předčí jednoho zaměstnance
Rozhodnete se, že vás něco brzdí? Papírování, faktury, přepis jednání. A vás ženy podnikatelky a pánové obsahoví podnikatelé často může zablokovat nastavení newsletteru, tvorba formuláře na sběr kontaktů z webu, správa skupinek v emailingovém nástroji, nastavení kampaně, která by pak už jen automaticky posílala e-maily a odkazy. Nebo třeba chcete vytvořit online produkt, kurz a nevíte, jak ho kde prodat? Existují členské sekce, které se otevírají po zadání hesla, nebo po zaplacení kurzu. Možná na to teď nemáte zrovna specialistu v týmu. A než byste udělali výběrové řízení, tak je měsíc pryč. A pak ještě kolegu zaučit, zřídit pracovní místo, přístupy, software. To vše může vyřešit specializovaná virtuální asistentka. Úkol může udělat jednou a pak už se nemusíte vidět ani slyšet. Nebo se můžete jednou za čas ozvat, když vás to chytne.
Jen pozor na kapacity šikovné virtuální asistentky budou mít třeba týden dopředu plno. Ale na své věrné klienty si většinou čas najdou i dříve.
Nejlepší je stejně to zažít na vlastní kůži…
Pokud stále váháte, zda to zkusit. Můžete zkusit nezávaznou konzultaci se mnou nebo některou z mých kolegyň, kterou ráda doporučím. Každá se specializujeme lehce jinak, ale co se týče spolehlivosti, nešlápnete vedle.